An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 184 Studienrichtungen, ca. 10.400 Mitarbeiter*innen und fast 90.000 Studierenden) ist ab 03.01.2023 die Position eines*einer
Organisationsassistent*in
am Institut für Österreichische Geschichtsforschung
Kennzahl der Ausschreibung: 13651
Die Stelle ist für die Dauer der Abwesenheit eines*einer Mitarbeiter*in zu besetzen.
Die administrativen Schwerpunktaufgaben in einem dynamischen, forschungsgeleiteten Institut unterliegen dem ständigen Wandel. Es wird daher erwartet, dass der*die Stelleninhaber*in dauerhaft bereit ist, sich neuen Herausforderungen und Aufgabengebieten zu stellen und sich im Sinne des lebenslangen Lernens kontinuierlich weiterbildet, um diese Herausforderungen auf hohem Niveau zu bewältigen.
Die Stelle ist für die Dauer der Abwesenheit eines*einer Mitarbeiter*in zu besetzen.
Beschäftigungsausmaß: 20 Stunden/Woche.
Einstufung gemäß Kollektivvertrag: §54 VwGr. IIIa
Darüber hinaus können anrechenbare Berufserfahrungen die Einstufung und damit das Entgelt bestimmen.
Ihre Aufgaben:
1. Alle Agenden der Budgetverwaltung des Institutsbudgets (Personal- und Sachkostenkonto)
2. Personalverwaltung und -administration:
- Erstellung von Arbeitsverträgen, Werkverträgen und Freien Dienstnehmerverträgen
- Erste Ansprechperson in allen Belangen für das gesamte interne und externe Personal des Instituts sowie für Forschungsgäste und Kooperationspartner
3. Gesamtes Projektmanagement von diversen Forschungsprojekten (Antragsstellung, Budgetcontrolling, Abrechnung)
4. Veranstaltungsmanagement
- Gesamte Planung, Durchführung und Abrechnung diverser Veranstaltungen
- Erstellung von Subventionsanträgen und Abrechnung bei diversen Fördergebern
5. Lehrplanung und SSS-Tätigkeiten
Koordination des Masterstudiums Historische Hilfswissenschaften und Archivwissenschaft und des BA Zusatzwahlmoduls Geschichtsforschung 1 und 2:
- Planung des gesamten Studienjahrs und Erstellung des Semesterplans nach Absprache mit internen und externen Lehrenden
- Aufbereitung von E-Learning-Materialien und Moodle-Seiten auf Nachfrage
- Beratung von MA-Student*innen und Interessent*innen zum Studienplan
- Eintragung von Noten und Praktika
6. Sonstige Agenden
- Administrative Betreuung des Institutsdirektors in allen Belangen (mündliche und schriftliche Korrespondenz)
- Ansprechperson für alle Schnittstellen und DLE der Universität Wien (v.a. Personalabteilung, Finanzabteilung, Veranstaltungsmanagement, Raum- und Ressourcenmanagement)
Ihr Profil:
- Allgemeine oder Berufsbildende Höhere Schule (Matura) oder äquivalente Ausbildung
- Umfassende EDV-Anwender*innenkenntnisse (MS-Office/Apple)
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung sowie gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Fließende Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
- hohe Service- und Lösungsorientierung
- hohe Organisationsfähigkeit, Selbstständigkeit, Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit
- Bereitschaft zur Weiterbildung
- Kenntnisse von Typo3, i3v, SAP, Moodle, u:cris erwünscht
- Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe der Universität Wien sowie Berufserfahrung im universitären administrativen Bereich mit Schwerpunkt Verrechnung von Vorteil
Ausbildungen:
| Bildungseinrichtung | Ausbildungsrichtung | Spezielle Ausbildungsrichtung | Wichtigkeit |
|---|---|---|---|
| | HAK | Sollkriterium |
Sprachen:
| Sprache | Sprachniveau | Wichtigkeit |
|---|---|---|
| Englisch | Sehr gute Kenntnisse | Musskriterium |
| Deutsch | Exzellente Kenntnisse | Musskriterium |
EDV:
| Art der EDV-Kenntnisse | Spezifizierte EDV-Kenntnisse | Wichtigkeit |
|---|---|---|
| | MS Office | Musskriterium |
| | SAP | Sollkriterium |
Ihre Bewerbung: Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben unter der Kennzahl 13651, welche Sie bis zum 21.10.2022 bevorzugt über unser Job Center (http://jobcenter.univie.ac.at/) an uns übermitteln. Für nähere Auskünfte über die ausgeschriebene Position wenden Sie sich bitte an Rainer, Stephanie +43-1-4277-27207.
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit und Diversität (http://diversity.univie.ac.at/). Insbesondere wird eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungspositionen und beim wissenschaftlichen Personal angestrebt. Frauen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.
DLE Personalwesen und Frauenförderung der Universität Wien Kennzahl der Ausschreibung: 13651 E-Mail: jobcenter@univie.ac.at Datenschutzerklärung