STELLENAUSSCHREIBUNG: Sekretär*in am Institut für Österreichische Geschichtsforschung

An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 179 Studienrichtungen, ca. 10.000 Mitarbeiter*innen und rund 90.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position einer*eines Sekretär*in

am Institut für Österreichische Geschichtsforschung zu besetzen.

 

 

An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 179 Studienrichtungen, ca. 10.000 Mitarbeiter*innen und rund 90.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position einer*eines

Sekretär*in
am Institut für Österreichische Geschichtsforschung

zu besetzen


Kennzahl der Ausschreibung: 13285


Die administrativen Schwerpunktaufgaben in einem dynamischen, forschungsgeleiteten Institut unterliegen dem ständigen Wandel. Es wird daher erwartet, dass der*die Stelleninhaber*in dauerhaft bereit ist, sich neuen Herausforderungen und Aufgabengebieten zu stellen, sich im Sinne des lebenslangen Lernens kontinuierlich weiterbildet und sich proaktiv im Arbeitsalltag einbringt, um diese Herausforderung auf hohem Niveau zu bewältigen. Die ausgeschriebene Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet - ein anschließender Übergang in ein unbefristetes Vertragsverhältnis ist möglich und gewünscht.



Dauer der Befristung: 1 Jahr/e

Beschäftigungsausmaß: 40 Stunden/Woche.
Einstufung gemäß Kollektivvertrag: §54 VwGr. IIb
Darüber hinaus können anrechenbare Berufserfahrungen die Einstufung und damit das Entgelt bestimmen.


Ihre Aufgaben:
1. Allgemeine Sekretariatsagenden
- Allg. Korrespondenz (schriftlich und mündlich)
- Enge Zusammenarbeit mit universitären Stabstellen
- Recherche von Informationen und Zuarbeit der Institutsverwaltung sowie Direktion
- Homepage- und Datenbankaktualisierung
- gesamte Personalverwaltung
- Reisemanagement und Abwesenheitsverwaltung
- Terminmanagement
- Datenpflege & Ablage
- Materialverwaltung & Bestellwesen
- Zutrittsverwaltung
- Optimierung von Backoffice-Prozessen und Arbeitsorganisation
2. Unterstützung im Lehr- und Forschungsbetrieb
- Unterstützung des IÖG-Personals in admin. Belangen
- Veranstaltungsmanagement: Organisation und Durchführung von Gastvorträgen, Tagungen, Symposien


Ihr Profil:
- Abgeschlossene Lehre oder Berufsbildende Mittlere Schule
- Umfassende EDV-Anwenderkenntnisse (MS Office)
- Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Gute Kenntnis der deutschen Rechtschreibung
- Englisch gute Grundkenntnisse

Gewünscht sind:
- Hohe Service- und Kund*innenorientierung
- Genauigkeit und Zuverlässigkeit
- selbstständige Arbeitsweise
- Teamfähigkeit
- Flexibilität
- Bereitschaft zur Weiterbildung
- Von Vorteil sind Kenntnisse der universitären Strukturen und der universitären Systeme (typo3, i3v, SAP/HR4U) sowie Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung



Ausbildungen:

Kaufmännisches Schule (zB. HAS) oder abgeschlossene Lehrausbildung

Sprachen:

exzellente Deutschkenntnisse

gute Englischkenntnisse


EDV:

MS Office

Von Vorteil:

Typo3, SAP, sowie i3v-Kenntnisse

Ihre Bewerbung:
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben unter der Kennzahl 13285, welche Sie bis zum 05.07.2022 bevorzugt über unser Job Center (http://jobcenter.univie.ac.at/)  an uns übermitteln.

Für nähere Auskünfte über die ausgeschriebene Position wenden Sie sich bitte an Rainer, Stephanie +43-1-4277-27207.

Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit und Diversität (http://diversity.univie.ac.at/). Insbesondere wird eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungspositionen und beim wissenschaftlichen Personal angestrebt. Frauen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.

DLE Personalwesen und Frauenförderung der Universität Wien Kennzahl der Ausschreibung: 13285